Jangan Sampai Jadi Korban, Ini 9 Cara Mencegah Fraud yang Wajib Diketahui

Sebagai tindak kecurangan, fraud adalah yang wajib diwaspadai di dunia bisnis dan lingkungan kerja. Jika tidak diantisipasi dengan cara yang tepat, fraud bisa menjadi sumber malapetaka bagi kinerja perusahaan. Bahkan, lengah sedikit saja, tindak kecurangan tersebut mampu menghancurkan reputasi bisnis, menggerogoti keuangan, serta menurunkan loyalitas pelanggan maupun mitra. 

Sebagai pebisnis, memahami cara mencegah fraud tentu sangat penting agar tak menjadi korban yang mengancam usaha yang telah dirintis dengan jerih payah dan waktu yang tidak sebentar. Modus yang dilakukan pun sangat beragam, mulai dari mengubah laporan keuangan, penyelewengan aset atau wewenang, korupsi, dan sebagainya.

Lalu, bagaimana tips mencegah fraud pada bisnis serta lingkungan kerja secara efektif? Untuk lebih jelasnya, berikut 9 cara mencegah fraud yang bisa Anda lakukan selaku pebisnis atau pemilik perusahaan.

Cara Mencegah Fraud

1. Terapkan Sistem Kendali Internal dengan Matang

   Cara mencegah fraud yang pertama adalah menggunakan sistem kendali internal secara matang dan kuat. Caranya bisa dengan membatasi akses informasi penting perusahaan, seperti keuangan, catatan transaksi, dan sebagainya. Pastikan bahwa akses informasi hanya diberikan bagi pihak atau unit yang berwenang.

   Dengan menerapkan sistem kendali internal secara kuat, risiko tindakan kecurangan akan lebih mudah dicegah. Kalaupun risiko tersebut terjadi, mengetahui oknum atau pelakunya pun akan menjadi lebih gampang karena pihak yang diberikan akses tersebut telah dibatasi.

2. Lakukan Sosialisasi dan Pelatihan

   Tips yang kedua, pastikan untuk memberi pelatihan serta sosialisasi pada karyawan terkait fraud, bahaya, dan sanksi yang diberikan saat ketahuan melakukan modus tersebut. Pemberian pemahaman ini ditujukan agar integritas karyawan terbangun dan mampu menciptakan budaya kerja perusahaan yang mengutamakan keterbukaan, kejujuran, dan tanggung jawab. 

3. Terapkan Kebijakan Whistleblowing

   Whistleblowing adalah kebijakan untuk mendorong karyawan maupun pihak luar agar berani melaporkan modus fraud yang ditemuinya. Kebijakan whistleblowing ini penting untuk diterapkan dengan memberi penekanan bahwa tidak ada risiko yang bisa membuat takut pihak yang ingin melaporkan tindakan kecurangan. 

   Ciptakan saluran pelaporan tindakan fraud secara aman dan mampu menjaga kerahasiaan pihak pelapor. Melalui kebijakan ini, aksi kecurangan tentu bisa dideteksi lebih awal dan meminimalkan risiko kerugian lebih besar lagi. Yang terpenting, susun prosedur pelaporan secara jelas serta lakukan penyelidikan dengan saksama untuk bisa memastikan dihentikannya tindakan kecurangan dalam perusahaan.

4. Lakukan Audit Dadakan secara Berkala

   Risiko fraud juga bisa dicegah dengan rutin menjalankan audit secara dadakan. Baik internal maupun eksternal, proses ini bisa dengan akurat menguak risiko kecurangan terhadap kondisi keuangan perusahaan. 

   Audit sendiri mampu memberi perspektif objektif terkait kepatuhan karyawan pada aturan dan kebijakan perusahaan. Melalui proses tersebut pula perusahaan mampu menemukan risiko penyimpangan atau bahkan indikasinya agar bisa dicegah lebih awal. 

5. Membagi Tanggung Jawab dengan Jelas

   Selain itu, mencegah fraud juga bisa dilakukan dengan jelas membagi tanggung jawab masing-masing karyawan. Pemisahan tugas alias segregation of duties merupakan langkah bijak untuk menghindari risiko kecurangan di lingkungan kerja karena semua orang mempunyai tugas yang jelas, khususnya dalam bidang keuangan.

   Hindari memberikan segala tanggung jawab keuangan dan transaksi bisnis pada satu orang saja. Misalnya, Anda menugaskan 1 karyawan untuk menyelesaikan pembayaran tagihan, perhitungan arus kas, dan urusan finansial lainnya. 

   Situasi tersebut sangat rentan memicu risiko kecurangan dan perlu segera diantisipasi dengan menambah sumber daya manusia agar bisa saling mengawasi tanggung jawab satu sama lain. Alternatifnya, lakukan rotasi karyawan di setiap periodenya agar upaya mencegah tindakan kecurangan nantinya bisa lebih mudah. 

6. Gunakan Sistem IT Canggih untuk Deteksi Fraud

   Investasi di bidang teknologi informasi mungkin perlu dilakukan untuk mencegah risiko terjadinya fraud dalam bisnis atau perusahaan. Dengan memasang perangkat lunak yang terintegrasi dan canggih, memantau transaksi dan keuangan secara otomatis akan menjadi jauh lebih mudah. Mendeteksi tindakan kecurangan pun menjadi lebih praktis dan cepat dilakukan. 

   Sebagai contoh, aplikasi transaksi keuangan yang terintegrasi dapat memberi tahu Anda seluruh arus kas masuk maupun keluar secara real time. Segala transaksi yang terjadi pun tercatat secara lengkap dan akurat dalam sistem serta tak dapat diubah oleh pihak yang tak memiliki kewenangan. 

7. Beri Sanksi Pelanggaran yang Tegas

   Pencegahan kecurangan di lingkungan bisnis dan perusahaan juga bisa dilakukan dengan memberikan sanksi yang tegas terhadap pelanggar. Sanksi tegas ini bisa berupa pemecatan, denda, hingga tuntutan hukum.

   Dengan tindakan ini, Anda bisa memberi efek jera serta menunjukkan komitmen perusahaan yang tidak menoleransi tindakan kecurangan tersebut. Tentunya, sanksi tersebut wajib diterapkan dengan konsisten dan tak pandang bulu agar bisa mencegah oknum tak bertanggung jawab melakukan tindakan tersebut. 

8. Ciptakan Lingkungan Kerja Positif

   Tindak kecurangan juga bisa dicegah dengan membangun lingkungan kerja serta budaya perusahaan berintegritas dan menjunjung kejujuran. Hal ini bisa diraih dengan menanamkan nilai transparansi, etika kerja positif, serta akuntabilitas. 

   Pimpinan perusahaan juga wajib memberi contoh terkait perilaku berintegritas ini dalam lingkup perusahaan. Contohnya dengan menjunjung tanggung jawab, mementingkan kepentingan bersama, serta bertindak sesuai prinsip yang tepat. Saat perusahaan berhasil menciptakan budaya berintegritas dan positif, risiko kecurangan atau tindakan merugikan pasti bisa menjadi lebih rendah. 

9. Pastikan Transparansi Pengelolaan Keuangan

   Tak kalah penting, cara mencegah fraud selanjutnya adalah memastikan transparansi pengelolaan keuangan dan menjamin seluruh transaksi tercatat serta bisa dipertanggungjawabkan. Melalui laporan finansial yang terbuka, perusahaan lebih mudah melakukan proses audit serta pengawasan. Risiko manipulasi data maupun penyimpangan transaksi pun bisa diminimalkan dan mudah untuk dideteksi melalui cara ini.

Susun Rencana dan Upaya dengan Tepat agar Setop Risiko Fraud pada Bisnis

Itulah 9 cara mencegah fraud yang bisa Anda lakukan agar integritas dan kepercayaan bisnis tetap terjaga. Tentunya, mencegah risiko tindakan kecurangan ini tidak dapat dilakukan dengan mudah dan upaya yang minim. Melalui kerja sama dan penetapan sistem perusahaan yang terpadu, risiko kecurangan pasti bisa dihentikan sebelum terjadi.